حضر الدورة التدريبية نائب رئيس مكتب اللجنة الشعبية الإقليمية نغوين ثانه شوان؛ ومدير مركز عمليات المعلومات الإقليمي لي هوانغ ونواب مديري مركز عمليات المعلومات الإقليمي، إلى جانب 140 مندوبًا يمثلون الإدارات والوكالات والبلديات في الجزء الشمالي من المقاطعة.
في كلمته الافتتاحية خلال الدورة التدريبية، أكد مدير مركز عمليات المعلومات الإقليمي، لي هوانغ، أن المركز، بوصفه الوحدة المسؤولة عن إدارة وتشغيل ونشر نظام إدارة الوثائق والعمليات في المقاطعة، يضع على رأس أولوياته ضمان استقرار النظام وأمانه، وقدرته على تلبية متطلبات المقاطعة التشغيلية والإدارية. وخلال الفترة الماضية، وبتوجيه من مكتب اللجنة الشعبية الإقليمية، ركز المركز على مراجعة الإجراءات التشغيلية، ودمج ملاحظات الوكالات والوحدات لتحسين النظام الفرعي لتتبع المهام، بما يضمن ملاءمته لمتطلبات الإدارة والتشغيل الحالية، لا سيما في تطبيق نموذج الحكم المحلي ذي المستويين.
“تكمن أبرز مزايا هذا النظام الفرعي في تكامله المباشر مع نظام إدارة وتشغيل الوثائق في المقاطعة، مما يشكل عملية موحدة تبدأ من استلام الوثائق، وتوزيع المهام، وتتبع التقدم، وصولاً إلى تلخيص النتائج. ويساعد ربط البيانات على تقليل العمليات اليدوية، ويضمن تحديث المعلومات بسرعة ودقة، ويخدم بفعالية أعمال القيادة والإدارة على جميع المستويات”، هذا ما قاله مدير مركز عمليات المعلومات في المقاطعة.
كما أكد الرفيق أن الوحدة المسؤولة عن إدارة وتشغيل ونشر النظام ملتزمة بالحفاظ على استقرار النظام وسلاسة تشغيله، وضمان أمن المعلومات؛ وتقديم الدعم الفني بانتظام، وتلقي ومعالجة الملاحظات من كل وكالة ووحدة على الفور؛ ومواصلة البحث والتطوير وإضافة وظائف لتلبية متطلبات الإدارة والتشغيل في المحافظة بشكل أفضل في المستقبل؛ وفي الوقت نفسه، يأمل في مواصلة تلقي تعاون وثيق من الإدارات والوكالات ولجان الشعب في البلديات والأحياء في عملية استغلال النظام واستخدامه حتى يصبح نظام مراقبة المهام أداة دعم فعالة، تساهم في تحسين جودة القيادة والإدارة والإصلاح الإداري، وتعزيز التحول الرقمي في المحافظة.
خلال الدورة التدريبية، قدم ممثلون من مركز عمليات المعلومات الإقليمي لمحة عامة عن وظيفة مراقبة تنفيذ المهام المدمجة في نظام إدارة الوثائق والعمليات؛ والغرض والمتطلبات اللازمة للتنفيذ الموحد في جميع أنحاء المقاطعة؛ والميزات الجديدة للنظام المحدث، والفوائد والفعالية مقارنة ببرنامج مراقبة تنفيذ المهام السابق؛ واقترحوا أن تقوم الوكالات والوحدات بتطوير نموذج لتخصيص السلطة المرتبطة بعمليات ولوائح إدارة ومراقبة المهام الداخلية، بما يضمن تحديد وتفويض المسؤوليات بشكل واضح ومتسق ومناسب وفقًا لنموذج تشغيل النظام، وبالتالي تحسين كفاءة الإدارة والتوجيه والعمليات.
كما تم توجيه المندوبين خلال الإجراءات التشغيلية للنظام، بما في ذلك: إسناد المهام، واستلامها، وتخصيصها للمعالجة، ومراقبة التقدم المحرز، وتحديث نتائج التنفيذ، وإعداد التقارير، والإحصاءات، وتقييم مستوى إنجاز المهام؛ والإرشادات المتعلقة بتنظيم وإدارة ومراقبة المهام داخل الوكالات والوحدات في بيئة إلكترونية؛ والإرشادات المتعلقة باستغلال وظائف التجميع والبحث وإعداد التقارير والإحصاءات ومراقبة التقدم المحرز في تنفيذ المهام لخدمة العمل القيادي والإداري للقادة على جميع المستويات؛ واستغلال البيانات لخدمة مراقبة وحث وتقييم نتائج تنفيذ المهام في الوكالات والوحدات والمناطق المحلية…
بعد ذلك، أمضى المندوبون وقتاً في دراسة التعليمات المقدمة بعناية؛ وتبادلوا الأفكار بنشاط، وناقشوا، وأبلغوا عن أي صعوبات أو عقبات واجهوها أثناء الاستخدام من أجل تحسين كفاءة تشغيل النظام واستخدامه عملياً.
هدفت الدورة التدريبية إلى توحيد استخدام واستغلال الوظائف المتقدمة للنظام الفرعي المتكامل لمراقبة تنفيذ المهام في نظام إدارة وتشغيل المستندات على الرابط مما يضمن قابلية التشغيل البيني والتزامن مع عملية معالجة المستندات الإلكترونية، ويخدم مهمة توجيه وإدارة ومراقبة وحث وتقييم نتائج تنفيذ المهام من قبل الوكالات والوحدات والمحليات في المحافظة.
من خلال التدريب، سيكتسب القادة والمسؤولون والموظفون المدنيون فهمًا شاملاً للإجراءات التشغيلية والوظائف المتقدمة والأساليب الفعالة لاستخدام النظام؛ وسيكونون قادرين على إسناد المهام ومراقبة وتحديث نتائج المعالجة على الفور وبدقة، مما يضمن إنجازها في الوقت المناسب؛ وسيدعمون الوكالات والوحدات في تطوير ومراجعة وتحسين إجراءات ولوائح إدارة ومراقبة المهام الداخلية وفقًا لنموذج تشغيل نظام إدارة الوثائق والإدارة، مما يساهم في ابتكار أساليب الإدارة والتنظيم، وتعزيز الشفافية والتوقيت المناسب، وتحسين جودة أداء المهام.
مينه هويين